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北方公司 张梦露:海外投资项目到哪里 档案管理边界就延伸到哪里

发布时间:2019-08-20

  6月10日,经过近二十个小时的飞行,在穿越无数幻化无穷的白云和万千纵横沟壑的红土后,我再次来到了传说中的非洲大陆中心——刚果(金),对中刚开发的档案工作进行系统梳理和全面检查,与海外项目同事一起提升档案管理理念,完善档案管理机制,改进档案工作。

  时隔一年,新营地的建设处处让人耳目一新,档案管理工作也较去年有了很大改善。目前,中刚开发的档案工作由一名副总经理分管,档案职能主要由安全技术质量部负责,下设1名兼职档案员,项目在办公营地已设立专门档案室用于存放和保管档案资料。项目从立项、审批、实施、竣工、投产五个阶段的档案已建立目录,且档案分类较为明确,纸质档案已装入标准档案盒,整理情况较好。

  档案管理工作尚有改进之处

  管理理念需全面提升

  根据《中国北方工业有限公司固定资产投资项目档案工作管理办法》,结合《中国兵器工业集团固定资产投资项目档案验收评分细则》,中刚开发的档案工作距验收条件还存在一定差距,为做好项目档案验收工作及长期的档案管理工作,提出以下几点建议:

  要注重档案的基础管理工作,强化人人都有收集、整理、归档的意识;要完善档案工作管理体系,实现集中统一管理;要按照项目建设程序及时归档,注重保持归档材料之间的有机联系;要理顺档案管理协作机制,注重档案管理工作的岗位建设。

  探索中刚档案管理机制

  为其他海外投资项目提供借鉴

  中刚项目是奥信发展重要的海外投资项目之一,通过该项目,引发了对海外投资项目档案工作的如下思考:

  第一,建章立制,责任到人,切实提高全员档案意识。项目公司要建立起完善的档案管理体系,建章立制,明确档案工作的具体要求,领导挂帅,加大档案工作各项规章制度的宣传力度,强化各级员工对档案重要性的意识,才能全方位提升档案管理水平。

  第二,加强沟通,监督指导,确保相关单位归档到位。项目公司要随时与项目设计、监理、施工、设备单位有关人员沟通联系,明确档案验收时各单位需要移交的文件材料,明确时间节点及具体归档要求。同时,专兼职档案员应根据项目进度检查各方文件材料的形成积累情况,及时查漏补缺,奥信发展作为股东,要适时对其进行监督指导,保证项目档案工作的稳步推进。

  第三,分类科学,组卷合理,提升档案规范化管理水平。项目公司要遵循文件材料的形成规律,严格按照《兵器工业科学技术档案的建档要求》,做到分类科学,组卷合理,编目准确,排列有序,为日后档案工作的优质、便捷服务打下良好基础。

  海外投资项目具有投资数额大、建设周期长、参建单位多等特点,奥信发展作为海外投资项目主体,就要做到海外投资项目到哪里,档案管理边界就延伸到哪里,发挥档案在项目建设与经营发展中的作用,切实提高管理成效。

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