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北方公司 張夢露:海外投資項目到哪裡 檔案管理邊界就延伸到哪裡

發布時間:2019-08-20

  6月10日,經過近二十個小時的飛行,在穿越無數幻化無窮的白雲和萬千縱橫溝壑的紅土後,我再次來到了傳說中的非洲大陸中心——剛果(金),對中剛開發的檔案工作進行系統梳理和全面檢查,與海外項目同事一起提升檔案管理理念,完善檔案管理機制,改進檔案工作。

  時隔一年,新營地的建設處處讓人耳目一新,檔案管理工作也較去年有了很大改善。目前,中剛開發的檔案工作由一名副總經理分管,檔案職能主要由安全技術質量部負責,下設1名兼職檔案員,項目在辦公營地已設立專門檔案室用於存放和保管檔案資料。項目從立項、審批、實施、竣工、投產五個階段的檔案已建立目錄,且檔案分類較為明確,紙質檔案已裝入標准檔案盒,整理情況較好。

  檔案管理工作尚有改進之處

  管理理念需全面提升

  根據《中國北方工業有限公司固定資產投資項目檔案工作管理辦法》,結合《中國兵器工業集團固定資產投資項目檔案驗收評分細則》,中剛開發的檔案工作距驗收條件還存在一定差距,為做好項目檔案驗收工作及長期的檔案管理工作,提出以下幾點建議:

  要注重檔案的基礎管理工作,強化人人都有收集、整理、歸檔的意識;要完善檔案工作管理體系,實現集中統一管理;要按照項目建設程序及時歸檔,注重保持歸檔材料之間的有機聯系;要理順檔案管理協作機制,注重檔案管理工作的崗位建設。

  探索中剛檔案管理機制

  為其他海外投資項目提供借鑒

  中剛項目是奧信發展重要的海外投資項目之一,通過該項目,引發了對海外投資項目檔案工作的如下思考:

  第一,建章立制,責任到人,切實提高全員檔案意識。項目公司要建立起完善的檔案管理體系,建章立制,明確檔案工作的具體要求,領導挂帥,加大檔案工作各項規章制度的宣傳力度,強化各級員工對檔案重要性的意識,才能全方位提升檔案管理水平。

  第二,加強溝通,監督指導,確保相關單位歸檔到位。項目公司要隨時與項目設計、監理、施工、設備單位有關人員溝通聯系,明確檔案驗收時各單位需要移交的文件材料,明確時間節點及具體歸檔要求。同時,專兼職檔案員應根據項目進度檢查各方文件材料的形成積累情況,及時查漏補缺,奧信發展作為股東,要適時對其進行監督指導,保證項目檔案工作的穩步推進。

  第三,分類科學,組卷合理,提升檔案規范化管理水平。項目公司要遵循文件材料的形成規律,嚴格按照《兵器工業科學技術檔案的建檔要求》,做到分類科學,組卷合理,編目准確,排列有序,為日後檔案工作的優質、便捷服務打下良好基礎。

  海外投資項目具有投資數額大、建設周期長、參建單位多等特點,奧信發展作為海外投資項目主體,就要做到海外投資項目到哪裡,檔案管理邊界就延伸到哪裡,發揮檔案在項目建設與經營發展中的作用,切實提高管理成效。

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